Sowohl Gmail als auch Outlook können den Inhalt Ihrer E-Mails scannen, um KI-Funktionen wie Smart Reply, E-Mail-Zusammenfassungen und Antworten von Gemini oder Copilot zu ermöglichen. In den USA hat Google dies für Gmail rund um Oktober 2025 zur Standardeinstellung gemacht. Im Europäischen Wirtschaftsraum gilt wegen der DSGVO das Gegenteil: Gemini und die Intelligenten Funktionen bleiben bei Gmail standardmäßig deaktiviert, bis Sie sie selbst aktivieren. Trotzdem lohnt sich die Kontrolle: Gehen Sie in Gmail zu Einstellungen > Alle Einstellungen anzeigen > Allgemein und prüfen Sie Intelligente Funktionen. In Outlook suchen Sie unter Datenschutz und Daten nach den Einstellungen für Verbundene Umgebungen.
Ihr E-Mail-Posteingang wurde immer automatisch gescannt — so funktionieren Spam-Filter und so findet die Suche alte Nachrichten. Aber gegen Ende 2025 hat sich etwas verändert: Das Scannen wurde auf Gemini ausgeweitet, Googles KI-Assistenten, der Ihre E-Mails lesen und auf Anfrage Fragen dazu beantworten kann. In den USA wurde diese Funktion für die meisten Gmail-Nutzer stillschweigend als Standard aktiviert — ohne einen klaren Moment, in dem Sie zugestimmt haben. In der Europäischen Union — und damit auch in Deutschland — gilt das Gegenteil: Gemini bleibt bei Gmail standardmäßig deaktiviert, und Sie müssen es selbst aktivieren. Es lohnt sich trotzdem, Ihre eigenen Einstellungen unten zu überprüfen — Sie haben es vielleicht selbst irgendwann aktiviert, oder Sie nutzen ein Konto, das außerhalb der EU erstellt wurde.
Dieser Leitfaden erklärt, was tatsächlich passiert, wer sich abmelden sollte und die genauen Schritte, um dies in Gmail und Outlook zu tun.
Was „KI liest Ihre E-Mails" wirklich bedeutet
Der Ausdruck klingt beunruhigend, aber die Realität ist nüchterner — und in mancher Hinsicht nützlicher, als Sie vielleicht erwarten.
Wenn Gmail Ihre E-Mails für KI-Funktionen scannt, verarbeiten automatisierte Systeme den Text Ihrer Nachrichten, um Smart Reply-Vorschläge zu generieren („Klingt gut!", „Danke, ich schaue es mir an"), Smart Compose-Vervollständigungen beim Schreiben, Karten zur Reise- und Kaufverfolgung und — seit der Änderung Ende 2025 — die Fähigkeit von Gemini, ein langes E-Mail-Thread zusammenzufassen oder Fragen wie „Was ist der Status meiner Bestellung?" zu beantworten.
Kein Google-Mitarbeiter liest Ihre E-Mails. Das ist wichtig, klar zu sagen, denn der Ausdruck „KI liest Ihre E-Mails" kann Vorstellungen wecken, die nicht zutreffen. Was tatsächlich passiert, ist, dass Ihr Nachrichtentext von Machine-Learning-Systemen verarbeitet wird — ähnlich wie ein Spam-Filter funktioniert, nur leistungsfähiger und mit mehr Anwendungsfällen.
Was sich rund um Oktober 2025 geändert hat: Dieser Zugriff wurde auf Gemini ausgeweitet. In den USA und anderen Ländern außerhalb des EWR hat Google diesen Zugriff von Opt-in auf Opt-out umgestellt — das betrifft einen großen Teil der weltweit rund 1,8 Milliarden Gmail-Konten. Eine im November 2025 vor einem kalifornischen Gericht eingereichte Sammelklage (Thele v. Google) argumentiert, dies sei ohne sinnvolle Einwilligung erfolgt. Google besteht darauf, die Änderung in Einstellungs-Updates an Nutzer mitgeteilt zu haben.
In der Europäischen Union, Großbritannien, der Schweiz und Japan ist Google umgekehrt vorgegangen. Die DSGVO (und ähnliche Gesetze in diesen Ländern) verlangt für die Verarbeitung personenbezogener Daten in diesem Umfang eine ausdrückliche vorherige Einwilligung statt eines nachträglichen Opt-out — deshalb belässt Google bei Konten, die in diesen Regionen erstellt wurden, Gemini und die Intelligenten Funktionen standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie in Deutschland sind und diese Einstellungen nie selbst aktiviert haben, sind sie mit hoher Wahrscheinlichkeit weiterhin deaktiviert — trotzdem lohnt sich die Kontrolle mit den Schritten unten, denn Ausnahmen sind Konten, die außerhalb der EU erstellt wurden, oder geschäftliche Google-Workspace-Konten, die von einem Administrator verwaltet werden.
Microsoft Outlook hat über Copilot ähnliche Funktionen mit vergleichbaren Einstellungen, die Sie anpassen können — bei Privatkonten ist das tiefere Lesen und Zusammenfassen von E-Mails allerdings an ein kostenpflichtiges Abonnement gebunden, siehe den Outlook-Abschnitt weiter unten.
Sollten Sie es abschalten?
Wenn Sie in Deutschland sind, gibt es für Sie möglicherweise nichts abzuschalten. Weil diese Einstellungen hier eine Opt-in-Einwilligung erfordern, haben die allermeisten Gmail-Konten in der EU Gemini und die Intelligenten Funktionen bereits deaktiviert — Sie haben sie nie selbst aktiviert. Die Schritte unten dienen dann eher als Kontrolle, dass das wirklich so ist, oder als Anleitung zum Abschalten, falls Sie es irgendwann selbst aktiviert haben, ein außerhalb der EU erstelltes Konto nutzen oder ein von einem Administrator verwaltetes Google-Workspace-Konto verwenden.
Nicht jeder muss es abschalten. So können Sie es schnell einschätzen.
Erwägen Sie das Abmelden, wenn Ihr Posteingang regelmäßig vertrauliche Informationen enthält — Geschäftskommunikation, juristische Korrespondenz, Krankenakten, Finanzdaten — die Sie lieber nicht über die grundlegende Spam-Filterung und Zustellung hinaus verarbeiten lassen möchten. Gleiches gilt, wenn Sie generell ungern möchten, dass ein automatisiertes System Zugriff auf den vollständigen Text Ihrer E-Mails hat, auch ohne menschliche Beteiligung.
Sie behalten es vielleicht lieber aktiviert, wenn Sie die KI-Funktionen wirklich nützlich finden — Smart Reply spart Zeit, E-Mail-Zusammenfassungen helfen nach dem Urlaub beim Aufholen, oder Sie nutzen Gemini zur Posteingangssuche. Die Verarbeitung ist automatisiert, nicht menschlich, und für die meisten alltäglichen persönlichen E-Mails ist der Datenschutzkompromiss relativ gering.
Ein mittlerer Weg: Sie können den tieferen Gemini-Zugriff auf Ihren Posteingang deaktivieren und gleichzeitig Smart Reply und Smart Compose aktiv lassen. Die folgenden Schritte zeigen, wie es geht.
In Gmail deaktivieren (Web)
Gmail-Einstellungen öffnen
Gehen Sie zu mail.google.com und melden Sie sich an. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol oben rechts und dann auf Alle Einstellungen anzeigen oben im aufgehenden Einstellungsbereich.
Intelligente Funktionen finden
Klicken Sie auf die Registerkarte Allgemein, falls sie nicht bereits ausgewählt ist. Scrollen Sie nach unten, bis Sie den Abschnitt Intelligente Funktionen sehen. Der Hauptschalter trägt die Bezeichnung Intelligente Funktionen in Gmail, Chat und Meet aktivieren — durch Deaktivieren werden Smart Reply, Smart Compose und die KI-gestützten Posteingang-Funktionen in Gmail ausgeschaltet. Darunter finden Sie die Überschrift Intelligente Google Workspace-Funktionen mit dem Link Einstellungen für intelligente Workspace-Funktionen verwalten, wo Sie Intelligente Funktionen in Google Workspace und Intelligente Funktionen in anderen Google-Produkten separat steuern können.
Deaktivieren Sie die gewünschten Optionen. Wenn Sie nur den Gemini-Zugriff auf Ihren Posteingang einschränken möchten, ohne Smart Reply zu verlieren, konzentrieren Sie sich lieber auf den Google-Konto-Schritt unten.
Änderungen speichern
Scrollen Sie zum Seitenende und klicken Sie auf Änderungen speichern. Gmail lädt neu. Smart Reply-Schaltflächen verschwinden aus den E-Mails und Smart Compose-Vorschläge erscheinen beim Tippen nicht mehr.
Gemini-Zugriff in Ihrem Google-Konto prüfen
Die obigen Gmail-Schalter decken In-App-Funktionen ab. Für eine vollständigere Abmeldung — insbesondere was Geminis Fähigkeit betrifft, auf Ihren Posteingang zuzugreifen — besuchen Sie auch myaccount.google.com/data-and-privacy. Suchen Sie unter Verlaufseinstellungen nach Gemini-Apps-Aktivitäten — das ist der spezifische Schalter, der Geminis Zugriff auf Ihren E-Mail-Posteingang steuert. Hinweis: Web- & App-Aktivitäten ist ein separater, nicht verwandter Schalter für den allgemeinen Browserverlauf und regelt nicht den Gemini-Zugriff auf E-Mails.
In Gmail deaktivieren (Mobil — iPhone und Android)
Gmail-App-Einstellungen öffnen
Öffnen Sie die Gmail-App. Tippen Sie auf die drei waagerechten Linien (Menüsymbol) oben links. Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf Einstellungen.
Intelligente Funktionen für Ihr Konto deaktivieren
Tippen Sie auf Ihre E-Mail-Adresse, um kontospezifische Einstellungen zu öffnen. Der Pfad ist auf iPhone, iPad und Android identisch: Tippen Sie im Abschnitt Allgemein auf Datenschutz und deaktivieren Sie dann Intelligente Funktionen.
Eine Änderung auf dem Mobilgerät wirkt auf allen Geräten, auf denen Sie mit demselben Konto angemeldet sind.
In Outlook deaktivieren
Die entsprechenden Einstellungen in Microsoft Outlook finden Sie unter Verbundene Umgebungen und steuern, auf welche E-Mail-Daten Copilot und andere KI-gestützte Outlook-Funktionen zugreifen können.
Hier unterscheidet sich Outlook aber von Gmail: Die tieferen Copilot-Funktionen — Lesen, Zusammenfassen und das Entwerfen von Antworten auf Basis Ihres Posteingangs — sind bei Privatkonten Teil eines kostenpflichtigen Microsoft-365-Abonnements (Personal, Family oder Premium) oder einer bezahlten Copilot-Lizenz im Job. Ein kostenloses Outlook.com-Konto erhält diesen Copilot-Zugriff auf den Posteingang von sich aus nicht. Die Einstellungen für Verbundene Umgebungen lohnen sich aber auch bei einem kostenlosen Konto zu prüfen — sie steuern auch kleinere Funktionen (Linkvorschauen, das Ausfüllen von Kontaktdaten), die unabhängig davon standardmäßig aktiviert sind, ob Sie für Microsoft 365 bezahlen.
In Outlook im Web (outlook.com oder Microsoft 365)
Gehen Sie zu outlook.com oder Ihrer Microsoft 365-E-Mail. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol Einstellungen und navigieren Sie zu Allgemein > Datenschutz und Daten > Datenschutzeinstellungen. Dort können Sie Kategorien von Verbundenen Umgebungen deaktivieren, die Ihren E-Mail-Inhalt verarbeiten, was den Copilot-Zugriff auf Ihre Nachrichten einschränkt. Outlook verfügt außerdem über einen eigenen Bereich Einstellungen > Copilot, wo Sie Copilot vollständig deaktivieren können — dieser Schalter funktioniert unabhängig von den Einstellungen für Verbundene Umgebungen.
In der Outlook-Desktop-App (Windows oder Mac)
Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Datei > Office-Konto und klicken Sie dort unter Kontodatenschutz auf Einstellungen verwalten (unter Windows), oder gehen Sie zu Outlook > Einstellungen > Datenschutz (auf dem Mac — öffnet einen Datenschutz-Einstellungsbereich, kein separates Dialogfenster). Dort finden Sie Schalter für verbundene Umgebungen, einschließlich der Umgebungen, die Ihre Inhalte für Copilot und andere KI-Vorschläge analysieren.
Was Sie nach dem Abschalten verlieren
Ehrlichkeit beim Kompromiss ist wichtig. Nach dem Abmelden hören diese Funktionen auf zu funktionieren:
In Gmail: Smart Reply-Schaltflächen am unteren Rand von E-Mails, Smart Compose-Autovervollständigung beim Tippen, E-Mail-Thread-Zusammenfassungen, Kauf- und Reiseverfolgungskarten im Posteingang und Geminis Fähigkeit, Fragen zu Ihren E-Mails zu beantworten.
In Outlook: Copilot-E-Mail-Zusammenfassungen, Antwortvorschläge basierend auf dem Thread-Kontext und die Fähigkeit von Copilot, Nachrichten auf Basis Ihrer E-Mail-Historie zu verfassen.
Wenn Sie diese Funktionen regelmäßig nutzen, erwägen Sie den oben erwähnten mittleren Weg — Datenweitergabe an andere Google-Produkte deaktivieren und Geminis Zugriff separat prüfen — anstatt alles auf einmal abzuschalten.
Was Sie als Nächstes ausprobieren können
Wenn Sie Ihre KI-Datenschutzeinstellungen umfassender überprüfen, deckt So melden Sie sich vom KI-Training ab und löschen Ihre Daten die Chatbot-Seite ab — was ChatGPT, Gemini und andere mit Ihren Gesprächen machen, wenn Sie diese Tools direkt nutzen. Für einen umfassenderen Überblick darüber, was KI-Systeme möglicherweise über Sie wissen, ist Was weiß KI über mich? eine nützliche nächste Lektüre.
Quellen
- Learn about smart features & controls for Google Workspace & other Google products — Google (bestätigt, dass Intelligente Funktionen im EWR, in Japan, der Schweiz und Großbritannien standardmäßig deaktiviert sind)
- Thele v. Google, LLC — Class Action.org (US-Sammelklage gegen die Opt-out-Standardeinstellung von Gemini)
- Are AI tools such as Gmail's Gemini accessing your emails? What you need to know — Runbox
- Connected experiences in Microsoft 365 — Microsoft
- Microsoft 365 Copilot Plans for Individuals — Microsoft (Unterschied zwischen kostenlosem und kostenpflichtigem Konto)
